روش ها و سیاست های اتوماسیون اداری

سیاست های اتوماسیون اداری سیاست های اتوماسیون اداری


روش ها و سیاست های اتوماسیون اداری چیست؟

"سیاست" یک دوره از پیش تعیین شده است و برای ارائه راهنمایی به استراتژی های تجاری و اهداف پذیرفته شده ایجاد شده است. به عبارت دیگر، این یک پیوند مستقیم بین دیدگاه سازمان و عملیات روزمره است. سیاست ها، فعالیت های کلیدی را شناسایی می کنند و استراتژی کلی را برای تصمیم گیرندگان در مورد اینکه چگونه با مسائل برخورد کنند مطرح می کند. این کار با انتخاب گزینه هایی است که می تواند برای هدایت فرآیند تصمیم گیری و تلاش برای غلبه بر مشکلات انجام شود. من دوست دارم به "سیاست ها" به عنوان یک جهان که مرزهای ملی، اقیانوس ها، کوه ها و سایر ویژگی های اصلی را به راحتی شناسایی می کند، فکر کنم.

رویه ها در روش ها و سیاست های اتوماسیون اداری به چه معناست؟

هدف نهایی هر « روش » این است که به خواننده به صورت واضح و قابل درک توضیح دهد که برای  اجرای یک سیاست چه اقداماتی لازم است. همچنین یک روشی که به خوبی نوشته شده باشد با شناسایی مسئولیت های شغلی و ایجاد مرز برای شغل افراد، به از بین بردن بردن سوء تفاهمات رایج کمک می کند. رویه های خوب در واقع اجازه می دهد تا مدیران و کارکنان اشتباهات بزرگ را انجام ندهند.

تمایز بین خط مشی ها و رویه های اتوماسیون اداری چیست؟

سیاست ها

  •   به طور کلی در طبیعت هستند.
  •     شناسایی قوانین شرکت.
  •     توضیح می دهد که چرا آنها وجود دارند.
  •     زمانی که قانونی اعمال می شود ان را می گوید.
  •     توضیح می دهد که چه کسی آن را پوشش می دهد.
  •     نشان می دهد که چگونه قانون اجرا می شود.
  •     عواقب را شرح می دهد.
  •     معمولاً با استفاده از جملات ساده و پاراگراف توصیف می شود.

 
روش ها و سیاست های اتوماسیون اداری

  •    شناسایی اقدامات خاص.
  •     توضیح می دهد که چه زمانی اقدام کنید.
  •     توصیف جایگزین.
  •     روش های اضطراری را نشان می دهد.
  •     شامل هشدار و احتیاط است.
  •     مثال ها را ارائه می دهد.
  •     چگونگی تکمیل فرم ها را نشان می دهد.
  •     به طور معمول با استفاده از فرمت و شکل کلی نوشته میشود.

در صورت نیاز به هماهنگی در فعالیت های روزمره عملیاتی، سیاست ها و رویه ها مورد نیاز هستند. سیاست ها و رویه ها در هنگام برخورد با مسائل مربوط به مسئولیت پذیری یا فعالیت هایی که از اهمیت حیاتی شرکت محسوب می شوند، نظیر بهداشت، ایمنی، مسئولیت های قانونی، الزامات قانونی یا مسائل مربوط به عواقب جدی، کاربرد دارند.

آیا روش ها و سیاست های اتوماسیون اداری به کار رفته در کسب و کار شما نیازهای شما را برآورده می کند؟

چند نشانه "بحرانی" که نشان می دهد خط مشی ها و روش های شما باید بررسی شوند و مورد به روز رسانی قرار بگیرند عبارتند از:

  •     افزایش تعداد حوادث یا شکست بیشتر.
  •     پرسنل بیشتر در "عملیات عادی" یا احساس سردرگمی عمومی در یک بخش و یا بخش ها.
  •     ناسازگاری کارکنان در عملکرد شغلی خود و یا افزایش استرس نیروی کار.
  •     افزایش شکایت توسط مشتریان.

مزایای روش ها و سیاست های اتوماسیون اداری

  •  کارکنان بدون استفاده از روش "محاکمه و خطا "، محدودیت های کارشان را درک می کنند.
  •  سیاست ها و رویه ها نیروی کار را قادر می سازد تا به طور واضح مسئولیت های فردی و تیمی را درک کند و در نتیجه باعث صرفه جویی در وقت و منابع می شود.
  •   سیاست ها و رویه ها به روشنی نوشته شده اند و از حقوق قانونی برخوردار هستند و اگر در دادگاه به چالش کشیده شوند، شرکت دارای پایه قانونی است.