آداب سخنرانی های جذاب

آداب سخنرانی های جذاب آداب سخنرانی های جذاب

مقدمه

اساسا وجه تمایز اصلی میان انسان و حیوان را می توان در دو عامل عقل و نطق خلاصه و برشمرد. عقل مانند نوری هدایتگر است که راه را برای انسان روشن کرده تا در چاه ندانم کاری و خطا نیافتد و بتواند با شعور، تفکر و درایت، وضعیت های مختلف پیش رو را تجزیه و تحلیل نموده و به تبع آن تصمیمات و رفتارهای معقول و مناسبی را اتخاذ و به انجام برساند.

از سوی دیگر، انسان قبل از آنکه موجودی اجتماعی باشد موجودی ارتباطی تلقی می گردد، فلذا خداوند متعال، نعمت و فضیلت نطق یا همان قدرت تکلم و سخن گفتن را به آدمی ارزانی داشت تا به عنوان یک برتری شگفت انگیز نسبت به حیوانات، بتواند به مدد زبان و سخن گفتن با افراد و جوامع پیرامون خود ارتباط برقرار نموده و زندگی نماید. بدین ترتیب، بطور ساختاری، زبان و قدرت تکلم در وجود و دهان ابناء بشر قرارداده شد که بتواند عامل تعامل و ارتباط باشد. البته واضح است که زبان، گفتگو و مکالمه قرن ها طول کشید تا بتواند به شکل امروزی مورد استفاده بشر قرار گرفته و از برکات آن بهره مند گردد.

امروزه خوب صحبت کردن، درست حرف زدن و حرف درست زدن تبدیل به یک مزیتی شده که همگان از آن بهره مند نیستند. به عبارت دیگر: تا مرد سخن نگفته باشد، عیب و هنرش نهفته باشد. روی سخن ما در این مجموعه، بیشتر با مدیران جامعه است. چه بسا مدیران توانمند و باسواد و متخصصی در عرصه های مختلف داشته و داریم که چون اصول و فنون سخنوری و فن بیان را نیاموخته اند نمی توانند بخوبی از توانمندی و تدبیر و عملکرد موفق خویش در مقابل افکار عمومی دفاع نمایند و اساسا این نقیصه به جایگاه و مرتبه و نوع نگرش دیگران به آنان ضربه زده که بعضا جبران ناپذیرند.

مدیران سازمان ها در رده های مختلف همواره خواسته و ناخواسته در معرض انواع و اقسام مصاحبه ها قرار می گیرند و چنانچه نتوانند بخوبی به سوالات و موارد مطرح شده در جلوی دوربین و ضبط صوت های خبرنگاران و ارباب جراید و رسانه ها پاسخ دهند چه بسا فردی ضعیف و ناتوان جلوه نموده و اینطور برداشت شود که این مدیر، لایق و شایسته آن پست نیست. خوب طبیعی است که هر مدیری دوست دارد و علاقه مند است در نزد افکار عمومی و در جلوی انواع دوربین و تریبون و ضبط صوت و میکروفون به گونه ای ظاهر شود که همگان از او به عنوان یک فرد تاثیر گزار و قدرتمند و مسلط بر اوضاع یاد نمایند.

برای ایجاد چنین وضعیتی حتما لازم و ضروری است که مدیران آموزش فن بیان و سخنوری دیده و مجهز به این ویژگی مهم و کارساز گردند. یادگیری اصول و فنون سخنوری و فن بیان می تواند مزیت ها و آثار مثبت زیر را برای عموم مدیران به ارمغان بیاورد:

 1- اعتماد به نفس شما را بالاتر می برد و بواسطه آن استرس و اضطراب شما در مواجهه با افراد کاهش می ابد.

 2- دامنه لغات شما گسترده تر شده و توانایی این را پیدا می کنید که کلمات را با هنرمندی بیشتری کنار هم بچینید تا نفوذ کلام بهتری در جلسات و مذاکرات داشته باشید.

 3- در هنگام ارائه گزارش عملکرد به دیگران مدیریت زمان بهتری می توانید داشته باشید.

 4- دچار پراکنده گویی و تشتت در گفتار نشده و منظم و باقاعده سخن خواهید گفت.

 5- انسجام در گفتار پیدا کرده و ابتدا و انتهای مناسبی در کلام و گزارش و نطق پیدا می کنید و در واقع مخاطب و حاضرین ارتباط بهتری با شما برقرار میnکنند.

 6- هم خودتان متوجه خواهید شد که چه می گویید و هم شنوندگان و بینندگان متوجه می شوند که شما چه گفته اید.

 7- گزافه گویی، یاوه سرایی، بی احترامی، مکث های طولانی، تپق های پی در پی، گاف های کلامی و... به حداقل ممکن رسیده و حرف و سخن شما شیواتر و جذاب تر خواهد شد.

 8- باعث تغییر نگرش از منفی به مثبت در خصوص شخصیت شما خواهد شد. یعنی اگر تا به دیروز احتمالا یک فرد تصویر منفی از شما در ذهن و برداشت خود داشت، اکنون بواسطه برخورداری از اصول و فنون سخنوری و فن بیان، فرد درک بهتری از شما برایش حاصل شده و نگاه مثبتی به شما پیدا می نماید.

 9- سود آوری – فروش - مشتری مداری – رضایت ارباب رجوع – درک متقابل – همدلی – هم افزایی – روحیه مشارکت و جلب آراء دیگران را تقویت و افزایش می دهد.

 10- هزینه ها و تعارضات را کاهش داده و تصویر بهتری از مدیریت و سازمان متبوع در نزد افکار عمومی ترسیم می نماید.  (حسن خسروی)

شبح نویسی

شبح نویسی (Ghostwriting) یعنی شخصی مطلبی را می‌نویسد و در مقابل پول یا مزد یا به صورت داوطلبانه اجازه می دهد این مطلب به نام فرد دیگری انتشار یابد. معمولاً فرآیندی است که طی آن یک نفر متن یا سخنرانی را می‌نویسد و شخص دیگری آن را تحت این عنوان که بخش عمده آن کار او بوده، ارایه می‌کند. نویسنده متخصص یا "شبح" مهارت خود را صرف آماده کردن پیام برای سخنران می‌نماید، و سخنران از مهارت او استفاده می‌کند. نویسنده این متون را «شبح» می‌نامند چون در هنگام سخنرانی واقعی دیده نمی‌شود. شبح‌نویسی در بسیاری از تخصص‌های ارتباطی از جمله روابط عمومی و ارتباطات سیاسی رایج است.

شخصیت‌های مهم سیاسی اغلب خطابه‌نویسان (speechwriter) حرفه‌ای را استخدام می‌کنند. به همین شکل مدیران تجاری هم شبح‌نویسان را برای تهیه خطابه، نامه، و دیگر نوشته‌ها به کار می‌گیرند. خطابه‌نویسی در بیشتر سازمان‌ها یکی ازجنبه‌های خاص عملکرد کلی روابط عمومی است. شبح‌نویسی در محافل انتشاراتی هم مورد استفاده است. یکی از با استعداد‌ترین شبح‌نویسان معاصر «پگی نونان» (Peggy Noonan)، خطابه‌نویس پرزیدنت ریگان است.

«نونان»، فرآیند خطابه‌نویسی را فرآیند ایجاد تعادل بین منافع متضاد و مدیریت بازبینی‌های پیاپی و بررسی‌های مجدد نامیده است. مسایل اصلی شبح‌نویسی، اثربخشی، دغدغه‌های اخلاقی نگارش در خفا، و احتمال فریبکاری است. وقتی کسی فریبکار است که "مرواریدهای عقلانی" که بر زبان می‌راند در اصل محصول اندیشه‌ورزی شخص دیگری باشد. کسی که پیام را منتقل کرده، وقت یا استعداد آن را ندارد که پیام را آماده کند اما برای آن پیام مورد تشویق قرار می‌گیرد. ممکن است ایدئولوژی به تصویر درآمده در پیام، ایدئولوژی نویسنده باشد نه سخنران.

باور عموم بر این است که پیام‌های شبح‌نویسان از حاصل خطابه‌نویسی مدیران متوسط و سیاست‌مداری بر اساس تلاش فردی خود توانمندتر است، چون شبح نویس ارتباطات خاص و مهارت های نویسندگی دارد. به علاوه، اشباح می‌توانند بیشتر از سیاست‌مداران و مدیران پرمشغله برای تهیه خطابه وقت بگذارند، مسایل شنوندگان را بررسی کنند، و استدلال نمایند. شبح‌نویسی اغلب به دلیل این که نوعی صرفه‌جویی در وقت ارزشمند اجرایی است، قابل قبول است.

 
نقاط منفی یک سخنرانی

اگرچه دشوار است که بلافاصله و به سرعت در سخنرانی برای یک جمع موفق شوید اما بسیار ساده است که در همان دقایق ابتدایی مخاطب خود را از دست بدهید و آنها را دلزده کنید. در این مقاله به جملاتی که ممکن است در ارائه‌ها جزو نقاط منفی باشد اشاره می‌کنیم.

1- پرواز من تاخیر داشته یا من خیلی خسته راه هستم و...: نمی‌دانم این مساله از کجا نشات می‌گیرد اما از هر پنج ارائه، یکی با بهانه شروع می‌شود؛ «آنها دیر به من اطلاع داده‌اند» یا «من خیلی خسته سفر هستم» و بهانه‌های مختلف دیگر که مخاطب واقعا علاقه‌ای به شنیدن آن ندارد. ما به‌عنوان مخاطب انتظار داریم که شما بهترین ارائه‌تان را داشته باشید. اگر احساس خستگی می‌کنید و نمی‌توانید بهترین عملکرد را داشته باشید شاید بهتر ‌بود همایش را لغو می‌کردید. یک قرص بخورید، قهوه‌ای بنوشید و خستگی‌تان را بروز ندهید.

2- آیا صدای من را می‌شنوید: این روشی است که بسیاری از افراد صحبت شان را این طور شروع می‌کنند. سه‌بار به بلندگو ضربه می‌زنند و با صدای بلند می‌گویند: همه صدای من را می‌شنوید؟ انتهای سالن چه؟ و با لبخندی پوزش آمیز مشخص می‌شود که همه می‌شنوند، اما کسی دستش را بلند نکرده است.  این وظیفه شما نیست که صدا را آزمایش کنید. افرادی برای این کار هستند (و اگر هم نبودند در خلال صحبت‌تان این آزمایش را انجام دهید). اگر شروع به صحبت کردید و متوجه شدید سیستم صوتی کار نمی‌کند خونسرد باشید و تا سه بشمارید و دوباره امتحان کنید. اگر بازهم صدا اشکال داشت به آرامی کنار سن بروید و از هماهنگ کننده بخواهید این موضوع را پیگیری کند. در این مدت به مخاطبان خود لبخند بزنید و اعتماد به نفس خود را حفظ کنید. همیشه فرض تان این باشد که همه چیز به درستی کار می‌کند، مگر اینکه خلافش ثابت شود که در این شرایط آرامش خود را حفظ کنید و منتظر بمانید تا درست شود.

3- من نمی‌توانم شما را ببینم چون نور درست در صورت من می‌تابد: بله وقتی شما روی سن هستید چراغ‌ها گرم و روشن هستند و دیدن مخاطبان کاری دشوار است، اما لازم نیست آنها این را بدانند. فقط به تاریکی خیره شوید. گهگاه لبخند بزنید و طوری رفتار کنید انگار که در خانه نشسته‌اید. اگر واقعا می‌خواهید آنها را از نزدیک ببینید خیلی عادی و راحت به سمت مخاطبانتان بروید، اما با دست روی پیشانی خود سایه بان درست نکنید که بتوانید آنها را ببینید؛ اما اگر می‌خواهید تعداد افراد را بشمارید یا اینکه از افراد سوال بپرسید مودبانه از نورپرداز بخواهید تا چراغ‌های اتاق را خاموش کند. حتی بهتر این است که قبل از شروع شدن کار با نورپرداز هماهنگ کنید که چه زمانی از آنها می‌خواهید که نور را کم یا زیاد کنند.

4- من در ادامه به آن خواهم پرداخت: اگر شما به مخاطبی برخورد کردید که مشتاق یادگیری و گفت‌وگو است به اصطلاح این موقعیت را سفت بچسبید و فرصت را از دست ندهید و از آن لذت ببرید. اگر کسی سوالی دارد که در اسلاید‌های بعدی به آن می‌رسید اسلاید‌ها را رد شوید تا به آن برسید و سوال را پاسخ دهید. اگر کسی آنقدر شجاع بود که دستش را بلند کند و سوال بپرسد با آغوش باز آن را بپذیرید و دیگر مخاطبان را نیز ترغیب کنید که چنین کاری کنند. هیچ وقت هیچ چیزی را به عقب نیندازید.

5- آیا این را می‌توانید بخوانید: این یک قانون متداول است که اندازه قلم (فونت) نوشتاری اسلاید‌هایتان را دو برابر میانگین سن افراد در نظر بگیرید. بله معنایش این است که اگر انتظار دارید مخاطبان شما حدودا 40 ساله باشند بنابراین میانگین اندازه قلم شما باید 80 باشد.

6- بگذارید من این متن را برای شما بلند بخوانم: هیچ وقت آنقدر متن داخل یک اسلاید قرار ندهید که افراد مجبور شوند برای خواندنش وقت صرف کنند. اگر هم یک زمانی چنین اشتباهی را مرتکب شدید آن را بلند برای مخاطبانتان نخوانید. بهترین کار برای از دست دادن توجه مخاطب قرار دادن متن زیاد درون اسلاید است. حقیقت این است اگر بیش از 4 کلمه در یک اسلاید داشته باشید اتفاقی که می‌افتد آن است که افراد شروع به خواندن آن می‌کنند و دیگر به حرف‌های شما گوش نمی‌دهند.

7- تلفن همراه، تبلت، لپ‌تاپ خود را خاموش کنید: روزی روزگاری بود که شما از مخاطبان تان می‌توانستید بخواهید تلفن همراهشان را خاموش کنند ولی دیگر آن زمان به پایان رسیده است. الان دیگر افراد گفته‌های نغز شما را در شبکه‌های اجتماعی نشر می‌دهند یا اینکه بر روی تبلت‌های خود نکات شما را یادداشت می‌کنند. شاید هم در حال بازی یا چک کردن فیس‌بوکشان هستند.
شما می‌توانید از مخاطبانتان بخواهید که تلفن همراه خود را بی‌صدا کنند، اما جدای از اینها شما باید اطمینان حاصل کنید که مطالبتان آنقدر جذاب هست که آنها لپ‌تاپ‌هایشان را ببندند و پلک هم نزنند، چرا که یک ثانیه را هم نمی‌خواهند از دست بدهند.ودرخواست توجه راهگشا نیست، به جای آن توجه را جلب کنید.

8- لازم نیست چیزی را یادداشت کنید یا عکس بگیرید، این فایل آموزشی بعدا برایتان ارسال می‌شود: خوب است که شما فایل ارائه را بعد از جلسه ارسال کنید، اما اگر ارائه خوبی باشد قاعدتا نباید نوشته‌های زیادی داشته باشد و داشتن آن برای مخاطبان چندان مفید نخواهد بود. نوشتن برای بسیاری از افراد راهی آسان برای به خاطر سپردن مطالبی است که شنیده‌اند. خلاصه اینکه اجازه دهید افراد هر کاری که دلشان می‌خواهند در طول ارائه شما انجام دهند.

9- اجازه دهید این سوال را جواب دهم: البته این خیلی خوب است که شما سوال را بلافاصله پاسخ دهید، اما شما باید قبل از آن، یک کار دیگر را نیز انجام دهید. اغلب، سوال مخاطب برای شما واضح است اما شاید بقیه آن را درست نشنیده باشند. بنا بر این بگویید: «من این سوال را برای اینکه همه بشنوند تکرار می‌کنم» و سپس آن را پاسخ دهید. به علاوه این کار به شما زمان بیشتری می‌دهد برای فکر کردن و ارائه یک پاسخ مناسب.

10- من خیلی خلاصه و فشرده می‌گویم: این وعده‌ای است که هیچ‌کس به آن عمل نمی‌کند اما بسیاری از ارائه‌ها این طور شروع می‌شوند. مخاطب واقعا برایش اهمیت ندارد که خلاصه بگوییم یا نه آنها زمان خود را سرمایه‌گذاری کرده‌اند و می‌خواهند بیاموزند و تهییج شوند.  شما باید بارها و بارها تمرین کنید تا اینکه در زمان اختصاص داده شده دقیقا کار خود را به پایان برسانید.

نگارش سخنرانی
برای مدیران روابط عمومی صرف نظر از اینکه آیا آنها در آن کار می کنند و دخیل هستند نگارش متن سخنرانی یک جنبه به طور فزاینده مهمی از ارتباطات است. نیمی از نبرد مربوط به نگارش متن سخنرانی موثر، البته، یادگیری در مورد اهمیت موضوع است. با در نظر گرفتن این مساله، در اینجا پنج تاکتیک برای زمانی که موضوع خود را تحقیق می کنید باید در نظر بگیرید با یک هشدار از ملوا . ب . رابرتسون، معاون مدیر روابط رسانه ای، وجود دارد.

به سوالات خود پاسخ دهید: اولین گام در پژوهش موضوع درک آن چیزی است که شما نمی فهمید. یک لیست از سوالات خود، به عنوان نویسنده، که نیاز به روشن شدن دارد، تهیه کنید. این سوالات بیشتر از اون سوالاتی است که احتمالا مخاطب نیاز به توضیح داده شدن برایش، خواهد بود.

آموزش برای روزهای سخت: این مهم است که همه جوانب طیف مربوط به موضوع خود را درک کنیم به طوری که آن سخنرانی بتواند این مسائل (مباحثه) را آدرس دهی کند یا اجتناب کند از آدرس دهی به آنها.

سوالاتی بپرسید: اگر چه زمان تک به تک افراد ممکن است محدود باشد، ایمیل ها و تماس های تلفنی به مشتری خود گزینه های جایگزین مناسبی هستند.

مخاطبان چه می دانند: آیا این مخاطبان به طور مستقیم توسط موضوع تحت تاثیر قرار می گیرند، یا اینکه آیا این مخاطبان از موضوع، حذف می شوند؟ اگر مخاطب تحت تاثیر موضوع قرار بگیرد، بنابراین برخی اظهارات توضیحی نیاز نیست که داده شود.

جمعیت چیست: سن، جنس، نژاد، مذهب و یا دیگر مناطق متنوع خاص مخاطب باید در ابتدا مشخص شود. آن سخنران باید از این ویژگی ها آگاه بوده و از حساسیت خاص در گروه مطلع باشد.

برای آنها داستان بگویید: ایده های خوبی وجود دارند، اما والدین ایده های زمان خواب فرزندان خود را نمی خوانند. داستان هایی هستند که ما بیاد می آوریم. در این زمینه استانداردهایی در هر جایگاهی که می خواهید سخنرانی خود را ایراد کنید وجود دارد.

جادوی آینده: خواست معمولی انسان ها این نیست که فقط توانایی تصور آینده را داشته باشند. این در واقع یک نیاز است. سخنرانان بزرگ از آن امتیاز می گیرند، مانند مارتین لوتر کینگ جونیور. که این را در سخنرانی مشهور «من رویایی دارم» به خوبی استفاده کرده است.

به آنها نقشه راه بدهید و به آن ارجاع دهید: وقتی ما به یک سخنرانی گوش می دهیم، ممکن است یک یا دو سطر از آن را فراموش کنیم. بنابراین سخنرانان موثر به مخاطبان خود اجازه می دهند که بدانند در کجای متن هستند. این سطر را از سخنرانی فرانکلین روزولت را در نظر بگیرید: «می خواهم به شما بگویم که در روزهای اخیر کارهای زیادی انجام شده است، و چرا انجام شده است و در گام بعدی می خواهیم چه کارهایی را انجام دهیم.»

به کلام خود ریتم بدهید: به میزانی در کلام خودتان از جناس استفاده کنید. یک مقدار تکرار. برخی جملات کوتاه در میان جملات طولانی. این ها به سخنرانی شما انرژی می دهد. مانند این خط در سخنرانی جان اف کندی که در سخنرانی «ماه» خود گفت: «چرا، برخی می گویند، ماه؟ چرا این را به عنوان هدف انتخاب می کنند؟»

به آنها چیزی بگویید که قدری بخندند: غیر ممکن است که بی خیال کسی بشوید که شما را خندانده است، یا حداقل باعث شده است که لبانتان قدری به سمت بالا کج شود. کمی سرزنش خود می تواند شرطی برای اطمینان باشد. توجه داشته باشید که چگونه ژنرال داگلاس مک آرتور، در جهان عصر خودش شهره شد، وی سخنرانی «وظیفه، افتخار و کشور» خود را با یک لطیفه در مورد اینکه دربان هتل زمانی که وارد شده او را نشناخته است، آغاز کرد.

به داستان در اتاق اذعان کنید: اگر شما برای مخاطبانی صحبت می کنید که در شک و تردید هستند، پیرامون نگرانی های آنها سخن نگویید. نگرانی هایی را بیان کنید که در آنها سربلند هستید، مثل نیکسون که در سخنرانی «چکرز» گفت: «من امشب پیش از شما به عنوان نماینده برای معاون رئیس جمهوری آمدم، به عنوان کسی که صادقانه و درستکارانه مورد سوال قرار گرفت.»

از اینکه کوتاه و نکته نکته سخن بگویید نترسید: در سخنرانی ها، کیفیت با طول سخنرانی هیچ نسبتی ندارد. گتیسبرگ سخنرانی را بیان کرد که فقط 272 کلمه داشت و به واسطه همین 272 کلمه توانست جمعی را متحول کند.

و آخرین نکته اینکه: چه شما در یک جلسه مشترک کنگره ایالات متحده امریکا سخنرانی کنید، یا در یک جلسه مشتریان بالقوه در اسکایپ، از هیچ کدام از متون سخنرانی که برای شما نوشته شده است، کورکورانه استفاده نکنید. تنها یکی از آنها را که دقیقا متناسب با مکانی که سخنرانی می کنید است را انتخاب کنید و سعی کنید تا حد امکان طبیعی به نظر برسید. مهم نیست که چقدر متن سخنرانی خوب باشد، اگر شما مثل یک روبات آن را بدون هیچ احساسی بخوانید، هرگز نمی توانید موفق شوید.


 ارائه خوب

در یک ارائه، موضوعات مهم قابل توجه زیادی وجود د ارد، که در اینجا صرفاً به برخی از مباحث مهم تر اشاره شده است
امکان دستیابی به نوشته هایی مطلوب تر برای شما وجود دارد، لیکن متن حاضر می ‏تواند خلاصه ای از ورود به این موضوع مدنظر قرارگیرد
افراد بنامی در این زمینه، یعنی چگونگی داشتن یک ارائه خوب، مطالب ارزشمند زیادی دارند؛ از جمله می توان به خانم نانسی دوریت اشاره نمود. ایشان در کتابی ساختارمند با نام ارائه گیرا به نوعی تمام جوانب را برای تجربه یک ارائه ی خوب، در متنی صریح و روان توضیح می دهند؛ که برای مطالعه بیشتر می توان به این کتاب مراجعه کرد

نتایج ملاحظات و تجربیات از جلسه مذکور به شرح زیر بود؛
هدف من از هر ارائه به صورت روشن چیست (برای خودم)؟: همه ارائه هایی که صورت می گیرد، برای این خواهد بود که مفهومی علی الظاهر مهم انتقال یابد؛ و این خود موجب تحقق هدفی شود. این هدف چیست؟


هدف تعیین گردد و متناسب با آن، انرژی صرف گردد. لزومی ندارد موضوعی یکسان و معین، برای دو گروه به صورت یکسان و با انرژی برابر ارائه گردد. مگر اینکه هدف دو ارائه یکی باشد. این هدفی که برای تحقق آن مشغول به ارائه هستیم، برای خودمان باید مثل روز روشن باشد.

هدف من از هر ارائه به صورت روشن چیست (برای حاضرین)؟: در ابتدای بحث، هدف ارائه (هدف اصلی) به طور بسیار روشن و رسا و همچنین خروجی آن را بیان کنیم، تا سوء تفاهم و بعضاً مسائل حاشیه ای در درون ارائه مطرح نگردد. اگر این هدف به صورت روشن بیان نگردد، در خروجی کار شاید ذهن مخاطب قانع نگردد؛ چرا که هدفی که برای خود متصور بوده محقق نشده است

ارائه گر خوب، یک مدیر خوب نیز است: بعضاً افراد ذهن خود را حول یک موضوعی می بندد؛ به این معنا که وقتی مشغول به کاری هستند، امور دیگر را فراموش می کنند. وقتی داریم ارائه می دهیم خود را مدیر جلسه نیز باید بدانیم؛ چراکه حتماً یکی از پارامترهای مهم و اثرگذار در ارائه ما، مدت زمان اختصاص یافته خواهد بود که بدون مدیریت متناسب، محقق نخواهد شد. باید نظرات رد و بدل شده در جمع و یا موضوعات حاشیه ای مطرح شده مدیریت گردند؛ تا به هدفی که تعیین نموده ایم نائل آییم

قرار نیست همه یافته های خوب در یک ارائه بیان گردند: همانطور که بیان شد، یک ارائه هدف روشنی بایستی داشته باشد؛ بنابراین همه مفاهیم خوبی را که بدان ها اشراف داریم، لزومی برای بیان آن ها در هر جلسه ارائه نیست. در راستای هدف تعریف شده مطالب بارز و حائز اهمیت را بایستی بیان کرد

در ارتباط با زمان دقت نظر لازم را داشته باشیم: مدت زمان هر ارائه ای مشخص است. بدان توجه عملی داشته باشیم. تخطی از زمان تعیین شده برای یک ارائه، به هیچ عنوان توجیه نداشته و موضوعیتی در یک ارائه خوب نخواهد داشت

صفحه کامپیوترمان را مرتب نگه داریم: اگر از صفحه ای بر روی دیوار (پروژوکتور) بهره می بیریم، بنابراین احتمال رویت صفحه دسکتاب کامپیوترمان برای حضار وجود دارد. آن را به صورت کاملا مرتب شده نگه داریم؛ و حتی الامکان از تصویر متناسبی نیز بهره ببریم

از انجام کارهای بیهوده پرهیز نمائیم: کار بدون هدف و بیهوده انجام ندهیم. برای تمامی حرکت های بدنی مثل نشستن، ایستادن، نوشیدن آب و سایر موارد دارای برنامه باشیم و از انجام دادن حرکات اضافی پرهیز نمائیم. به طور شفاف بایستی گفت در یک ارائه هیچ کاری انجام نشود، مگر با دلیل و در راستای هدف تعیین شده

نیازی به بازگویی تمامی تلاش ها و فعالیت های انجام شده برای مخاطب نیست: بعضاً چون ما تلاش بسیار زیادی در یک تحقیق متحمل شدیم، قصد داریم در سر جلسه ارائه همه آن ها را نشان دهیم. این کار بسیار اشتباه و کشنده است؛ چرا که از نظر زمانی و حجم اطلاعات بر ما فشار و استرس وارد خواهد ساخت. ممکن است یک دهم خروجی کل تحقیق هم در ارائه بیان نگردد، ولی در همین یک دهم، هدف ما محقق گردد؛ و این یعنی ما به هدف مان رسیده ایم، در حالی که همه مطالب را ارائه نداده ایم

اشتباه‌های رایج در سخنرانی

معمولا به راحتی می‌توانیم نقاط ضعف دیگران را در یک سخنرانی متوجه شویم ، مواردی چون بیش از حد حرف زدن، طولانی شدن جلسه و... اغلب در بیشتر سخنرانی‌ها دیده می‌شود. اما وقتی پشت میکروفن قرار می‌گیریم، اشتباه‌های دیگران را دوباره تکرار می‌کنیم. با مطالعه و اجرای توصیه‌های زیر می‌توانید از بروز چنین اشتباه‌هایی جلوگیری کنید.

1- عدم تعامل عاطفی: نباید مطالب را بدون احساس و فارغ از موضوع جلسه، سن و سال و شخصیت مخاطبان بیان کنید. همان قدر که با ذهن مردم ارتباط دارید باید تلاش کنید تا قلب شان را نیز تسخیر کنید. تلاش کنید راهی بیابید تا احساسات تان را با موضوع مورد بحث، اطلاعات، مدارک، استدلال‌های منطقی و ... بیامیزید. سعی کنید سخن تان را با تعریف کردن یک داستان یا خاطره آغاز کنید تا نظر‌ها را به خود جلب کنید. برای آنکه بتوانید از احساسات‌تان برای انتقال حرف‌های‌تان استفاده کنید باید به یکسری از «چرا»‌ها پاسخ دهید. به طور مثال اگر می‌خواهید به موضوع ذخیره‌سازی ابری بپردازید، می‌توانید با طرح این سوال «چرا به ذخیره‌سازی ابری نیاز داریم؟» سخنرانی تان را شروع کنید. پاسخ تان ممکن است چنین باشد «برای ارائه اطلاعات به همکارانی که در دور دست کار می‌کنند و برای نجات دادن جان انسان‌ها تلاش می‌کنند.»
این شیره یک تله احساسی است. یک بار که چنین کنید، انتخاب کلمات و تصاویری که حمایت و همدلی را بر می‌انگیزند ساده‌تر می‌شود.


2- استفاده بیش از حد از اسلایدها: امروزه استفاده از ابزاری چون پاورپوینت در سخنرانی‌ها بسیار مهم است. اما باید طرز استفاده از آن را بیاموزید. مشکلات زمانی آشکار می‌شوند که اطلاعات زیادی را در یک اسلاید قرار داده باشید. باید از قبل خود را آماده کنید تا چیزی را فراموش نکنید. هیچ کس محتوای اسلاید‌ها را نمی خواند، چون کسل‌کننده است، بنابراین مطالب را با جزئیات توضیح ندهید.


3- استفاده کردن از اصطلاحات تخصصی: تاکنون به حرف‌های فردی گوش کرده‌اید که درباره موضوع مورد نظرش هیچ ایده مشخصی نداشته باشد؟ اگر پاسخ تان مثبت است، حتما در سخرانی خود از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده است.
هر صنفی اصطلاحات تخصصی مختص به خود دارد که به گوش کارشناسان و افرادی که در آن صنف فعالیت می‌کنند آشنا است. جز در مواردی که برای کارشناسان و متخصصان یک صنف خاص سخنرانی می‌کنید باید از این اصطلاحات استفاده کنید. تسلط و اشراف‌تان به موضوع باید در سخنان‌تان متبلور شود. با به زبان آوردن کلمات تخصصی نمی‌توانید عدم اشراف تان به موضوع را پنهان کنید.


4- سخنرانی‌های طولانی: هیچ چیز بدتر از آن نیست که جلسه معرفی کالا، خدمات و... بی‌پایان به نظر برسد. خلاصه، سریع و شمرده حرف بزنید. حضار هرگز شما را برای تمام کردن زودهنگام حرف‌های تان سرزنش نخواهند کرد. حتما قبل از سخنرانی یک برنامه زمانی مشخص برای خود مشخص کنید.